Мы знаем кто самый «главный» человек на предприятии – это бухгалтер))! А для бухгалтера самым важным является корректность, правильность, полнота загрузки, подгрузки, отображения данных в его «любимой» «бух. 1С»))!
В большинстве современных программ автоматизации и даже если автоматизация торговли написана на платформе 1С, основным типом загрузки данных непосредственно в саму бухгалтерию является загрузка, сформированных протоколов за определенный период, например, за последние 3 дня. Эти пакеты подготавливаются непосредственно самой программой автоматизации и имеют в себе те данные, которые истребует бухгалтер (в зависимости от форм отчетности). И как всегда есть некоторые нюансы:
- Если по каким-то причинам не было выгруженных протоколов за определенный период (были праздники, отпуск, болезнь) в этом случае необходимо в самой программе автоматизации сформировать выгрузку за необходимый период и перезагрузить, что есть не очень удобно, так как бухгалтер непосредственное отношение к программам автоматизации розничной торговли не имеет.
- Если в программе автоматизации какие-то документы проводят задним числом (закрытие периода не есть панацея)), то у бухгалтера начинает все не сходиться и «летят» все старые отчеты ((.
- При введении по номенклатурного бухгалтерского учета большие трудности представляет собой сопоставление и добавление выгружаемой номенклатуры и контрагентов. Как правило приходится в ручном режиме сопоставлять и добавлять.
На наш взгляд наиболее оптимальным методом является когда «обработка загрузки» находится в самой 1С программе. Обработка на прямую подтягивает данные из программы автоматизации, и бухгалтер загружает данные в 1С. В этом случае программа автоматизации дает 1С доступ до своих данных (базы).
В самой программе автоматизации документы формируются не по датам, а пакетно и дата является лишь атрибутом и подгрузка проводится пакетно т.е по уникальному номеру документа (очереди) – даже если документ проведен задним числом, номер этого «пакета» будет в порядке очереди и подгрузится все равно (другой вопрос, что если этот документ находится за пределами отчетного периода, то это будет все равно не «айс»)). Подгружаемая новая номенклатура приводится изначально по штрих коду если же не находится, то по интеллектуальному алгоритмическому приведению, в результате чего процент не сопоставленных данных сводится к минимуму. И в основном загрузка данных в бухгалтерию проводится без задержек, сбоев и автоматически.