Допустим, в условиях Вашей розничной сети, Ваш справочник товаров «идеален», но идеально работать он будет только в условиях «центрального склада, т.е. когда справочник один и тот же. Тогда все отлично: контроль заказов от розничных точек, формирование автозаказов, статистика по продажам, приходам (ABC анализ). Есть минусы, организация центрального склада дело затратное и даже в условиях большой сети не всегда себя оправдывает: персонал, транспортные, накладные расходы, инфраструктура и т.д.… Кроме этого дополнительный «механизм», который нужно контролировать, обеспечивать и т.п.
Важен справочник товаров и для выгрузки в 1С (сопряжение с бухгалтерским ПО) так как в области розничной торговли учет по бухгалтерии пономенклатурный.
Все меняется, когда мы «выходим в открытый космос» - начинаем работать с другими системами: прайсами поставщиков, интернет сервисами, фармацевтическими справочниками, государственными структурами, различными агрегаторами и т.д. У каждой такой системы свои справочники. На сегодняшний день единого фармацевтического справочника (или справочника товаров определенного направления торговли) нет! Каждая организация ведет свой справочник по нескольким причинам:
- Мало доступных (открытых) «полновесных», постоянно актуализированных справочников.
- Те, что есть в том или ином виде, не удобоваримы для сопряжения, сопоставления со справочниками собственными (системами).
- Цена: за «хорошие» справочники просят большие деньги.
Поэтому в большинстве случаев все сходится на различных механизмах сопоставления своих справочников с чужими. В основном алгоритм «данного механизма» основывается на соответствии штрих – кодов. Но тут есть большое «НО» (мало кто знает, вернее мало кто задумывается об этом) – штрих-код товара это тоже самое, что номер для автомобиля, т.е. штрих-код принадлежит товару временно, на условиях договора «аренды» (регистрации). Если по каким либо причинам договор расторгается (заканчивается, аннулируется и т.д.) то штрих-код становится «свободным» и через какое-то время (timeout передержки) и через какое то время будет принадлежать совершенно другому товару. Кроме этого в различных «развивающихся странах» любят «экономить» и некоторые товары однотипные, но какими-то свойствами все-таки различающимися выпускают под одним и тем же штрих кодом (к примеру: чаи (со вкусом клубники, малины, ананаса.), витамины, товары медицинского назначения…).
Кроме того штрих-код не очень удобен, именно для ведения карточек товара (номенклатур) потому как (из вышесказанного) он определяет и производителя, а иногда и отдельные офисы (филиалы) производителя – товар один, производители разные – что нам не всегда актуально.
Поэтому все сходится в конечном итоге к тому ПО и тем специалистам IT (организации) которое вы используете. Как правило такие сводные справочники товаров и механизмы их сопоставления и интеграции, выгрузки, загрузки… ведут фирмы-разработчики программного обеспечения автоматизации розничной торговли. Такие справочники актуальны и актуализированы только в ранге этих систем. И со сменой ПО, Вам придется переходить на другие справочники товаров путем выгрузки или сопоставления