Это один из самых важных и сложных вопросов при автоматизации розничной сети. Необходимо с одной стороны, чтобы этот справочник был единым для всей сети, доступным каждой из точек (актуален) и был полным. Сложности: со временем ведения справочника возникают ошибки привидения, дубли, пересортица и т.д. Почему это происходит? – как правило это из-за проблемы заведения новых карточек: провизор принимает товар (накладную) часть позиций программа автоматически определяет, как уже существующий товар справочника, а по некоторым позициям сопоставления не находятся. И тут есть два варианта решения.
Если дается право заводить новые карточки товара каждой розничной точке, то сразу растет количество дублей и пересортицы.
Если же право заведения новых наименований есть только у центрального офиса встает вопрос о простоях и невозможности принятия товаров (проведение накладных) – мы запросили тем или иным способом центральный офис на добавление карточки, пока офис получит запрос, обработает, мы получим ответ (к тому же «мы не одни») как правило проходит очень много времени.
Тем не менее только второй вариант наиболее оптимален, так как уберегает от большинства ошибок. Но для того чтобы этот вариант был работоспособен необходимо, чтобы программа была удобной, как со стороны розничной точки, так и со стороны офиса.
В процессе многолетней практики, мы в своих программах пришли к следующим принципиальным моментам: процессы должны быть максимально автоматизированы – программа при принятии накладной посредством сложного интеллектуального алгоритма сопоставляет товар в накладной со справочником товаров в сети - процент приведения очень высок.
Если же все-таки программа не смогла сопоставить наименование товаров, то такие позиции будут подкрашены красным цветом, достаточно кликнуть по такому наименованию высветится единое окно, Глобального справочника сети. Здесь сразу выйдет наиболее список наиболее подходящих наименований – встаем на нужное, подтверждаем. При необходимости (дополнительном поиске) можно ввести дополнительные данные: МНН, представительство, штрих код и т.д. Если мы не нашли соответствующую нашему товару карточку справочника, то необходимо нажать «+» (кнопка «добавить») - будет создан запрос на создание карточки товара, «офис» в режиме on-line увидит этот запрос, проверит, укажет на существующую позицию или создаст новую карточку товара, которая тут же будет доступна нам и по синхронизации в режиме on-line распространится по сети.
В офисе есть специализированное рабочее место для максимально удобного и правильного приведения существующих позиций товаров и формирования новых карточек. Тут можно редактировать существующие карточки товара - можем поменять название, изготовитель, штрих код или другие реквизиты. Единое окно позволяет массовые операции, такие как (импорт и экспорт в Excel), т.е. мы можем текущий справочник сохранить в Excel, там его обработать необходимым нам образом (заменить штрих код, поменять название, привести все к общему знаменателю), и обратно завести в нашу программу.
Данный механизм постоянно дорабатывается, улучшается, обновляется.